Henkilötietojen käsittely oppilas- ja opiskelijahuollon kuraattoreiden yksilökohtaisessa työssä
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.
Tässä kerrotaan yleisesti, millä tavoin Ristijärven kunta käsittelee henkilötietoja oppilas- ja opiskelijahuollon kuraattoreiden yksilökohtaisessa työssä.
Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään oppilas- ja opiskelijahuollon kuraattoreiden yksilökohtaisessa työssä vain siltä osin kuin se on välttämätöntä palvelun järjestämiseksi ja siihen liittyvien tehtävien hoitamiseksi. Ristijärven kunta ei koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.
Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?
Palvelun järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Osa tietojen käsittelystä perustuu suostumukseen. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa.
Käsittelyn oikeusperuste
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta
- Tietosuojalaki (1020/2018) 6 §
- Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)
- Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
Mitä henkilötietoja kuraattoripalveluissa kerätään ja keneltä tiedot saadaan?
Oppilas- ja opiskelijahuollon kuraattoreiden yksilökohtaisen työn järjestämistä varten tarvitaan esimerkiksi lapsen ja tämän huoltajien nimet, henkilötunnukset sekä yhteystiedot. Ristijärven kunta saa tarvittavat tiedot ensisijaisesti asiakkaalta (oppilas, opiskelija) ja tämän huoltajilta. Koulun järjestelmistä voidaan lisäksi saada tietoa myös opintosuorituksista, poissaoloista ja saaduista oppimisen ja koulunkäynnin tukitoimista. Oppilas- ja opiskelijahuollon kuraattoreiden yksilökohtaisen työn järjestämisen aikana kertyy myös muita tietoja ja lasta koskevia asiakirjoja (mm. asiakaskertomus). Ristijärven kunta voi myös pyytää oppilas- ja opiskelijahuollon kuraattoreiden yksilökohtaisen työn järjestämiseksi välttämättömiä tietoja muilta viranomaisilta kuten opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilta laissa säädettyjen edellytysten täyttyessä.
Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?
Kyllä. Oppilas- ja opiskelijahuollon kuraattoreiden yksilökohtaista työtä ei voida järjestää ilman henkilötietoja, eli tiedot ovat välttämättömiä palvelun järjestämiseksi.
Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?
Ristijärven kunta voi luovuttaa tietojasi tai lapsen tietoja vain suostumuksellasi, tai jos tietojen luovutuksesta on säädetty laissa. Esimerkiksi opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on oikeus luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi välttämättömät tiedot. Kyseiset tiedot voidaan luovuttaa teknisen käyttöyhteyden avulla. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.
Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?
Perheesi yksityisyyden takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään Ristijärven keskuskoulun arkistotilassa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.
Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.
Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Ristijärven kunnan lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.
Miten kunta toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?
On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa Ristijärven kunta ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Ristijärven kunta ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Ristijärven kunta ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kunta ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.
Kuinka pitkään tietoja säilytetään?
Tiedot säilytetään ja hävitetään Ristijärven kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston (ent. Arkistointilaitos) määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Ristijärven kunta säilyttää tietojasi vain niin kauan, kuin laki velvoittaa säilyttämään tiedot. Pääsääntöisesti kuraattoripalvelujen tiedot säilytetään 12 vuotta asiakkaan kuoleman jälkeen tai 30 vuotta palvelun päättymisen jälkeen. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.
Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?
Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.
Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?
Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse.
Rekisteröidyllä on käsittelyperusteesta riippuen oikeus tarkastaa, mitä tietoja sovelluksessa käsitellään, vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista, vaatia tietojen poistamista,vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista, vastustaa tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.
Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä kirjallisella pyynnöllä. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
Ristijärven kunta toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Ristijärven kunta ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
Onko rekisteröidyn oikeuksien käyttö maksullista?
Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Ristijärven kunta voi kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta sen hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti. Jos pyynnön toteuttamisesta aiotaan periä maksu, Ristijärven kunta on yhteydessä pyynnön esittäjään ennen pyynnön toteuttamista. Mikäli Ristijärven kunta kieltäytyy suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?
Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:
Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777
Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.
Ristijärven kunnan oppilas- ja opiskeluhuollon rekisterin yhdyshenkilö
Tiinaliisa Portano
Ristijärven keskuskoulun rehtori/ kunnan sivistyspäällikkö
Rekisterinpitäjä on Ristijärven kunnan sivistystoimi.
Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:
Rekisterinpitäjä
Ristijärven kunnan sivistystoimi
Aholantie 28
88400 Ristijärvi
0189576-6
Tietosuojavastaava
maritta.karjalainen@ristijarvi.fi
puh. 046 715 9714
Kirjaamo
Yhteispalvelupiste
Aholantie 25 88400 Ristijärvi